Gestão de Conflitos em Tempos de Crise – Uma breve Discussão sobre problemas de Agency e Investimentos em deAgency

 

Gestão de Conflitos em Tempos de Crise

Uma breve Discussão sobre problemas de Agency e Investimentos em deAgency.

 

Problemas de Agency ocorrem quando existem conflitos entre os interesses dos stakeholders e do gerente de projeto, ou seja, a natureza do projeto, o comando da empresa, a forma de contratação do Gerente de Projeto (GP) e/ou as metas estabelecidas, auxiliaram na criação de um ambiente propício a existência de conflitos entre os objetivos pessoais do GP e os interesses da empresa.

Situações como essas são mais comuns do que se pode imaginar e em momentos de crise tendem muitas vezes a se tornar cotidianas em algumas empresas e projetos. Mas por que isso acontece?

Os fatores que levam aos problemas de Agency tendem a ser os mais variados possíveis, sendo possível citar como exemplo, desde contratos mal redigidos a metas que privilegiam ganhos de curto prazo em detrimento a saúde da empresa em longo prazo.

Justamente por serem de natureza tão diversa, exigem das empresas com monitoramento constante e ações prioritariamente assertivas. Quantas vezes você já teve a impressão de que determinado colaborador ou equipe está rendendo menos do que o possível de propósito ou como se diz: “fazendo corpo mole”?

Quem já não teve a impressão, de que em momentos como o de crise atualmente vividos, alguns colaboradores, divisões ou até projetos inteiros parecem ter reduzido sua produtividade apenas para se perpetuarem em suas funções por mais um tempo?

Fechar os olhos a atitudes como essas pode muito mais do que reduzir ganhos de curto prazo, estabelecer uma cultura empresarial que pode comprometer a sustentabilidade do negócio no médio e longo prazo.

Dois fatores podem auxiliar a inibir os problemas de Agency: as forças de mercado e os custos de deAgency.

Para facilitar o entendimento do quanto esses problemas podem ser comuns, peguemos o caso de uma empresa que necessita encerrar um projeto ou reduzir substancialmente sua equipe e para que esta redução seja responsável, necessita antecipar algumas entregas.

Nessa hora, pode ocorrer um conflito entre os interesses da empresa (que precisa reduzir custos) e do GP que poderá ficar sem emprego se o projeto acabar em uma época onde não existam outros projetos abertos para sua recolocação.

Problemas como este ocorrem diariamente em projetos e a única forma da empresa identificá-los é por meio de um monitoramento contínuo do projeto, com reports periódicos. Estes monitoramentos tendem simultaneamente a inibir e a facilitar a identificação de reduções abruptas de produtividades que só teriam como objetivo estender o ciclo de vida do projeto e consequentemente aumentar o tempo de permanência dos profissionais em suas funções.

É bem verdade, que muitas vezes questões externas ao projeto, como um mercado aquecido ou o comprometimento do colaborador com sua reputação profissional, podem minimizar a ocorrência destes problemas, no entanto, as empresas podem e devem estabelecer mecanismos para minimizar a existência destes conflitos.

Os investimentos em deAgency servem para minimizar os problemas de Agency e contribuir para o sucesso do projeto. São considerados custos de deAgency todos os custos de monitoramento do comportamento dos GPs e profissionais envolvidos, os mecanismos de proteção contra atos desonestos por parte destes e a concessão de incentivos financeiros aos profissionais de forma a maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

Estudos comprovam que recompensas financeiras para a conclusão de etapas ou para conclusão do projeto, tendem a dar nova motivação aos profissionais envolvidos.

Cabe ressaltar, que por mais que o sentimento comum nos diga que os gestores que não atuam de forma mais incisiva em relação a essas condutas estão tendo uma atitude solidária, é sempre bom lembrar que em última análise, as perdas “aceitas” agora decorrentes da ação de colaboradores que desejam apenas se manter por um pouco mais de tempo em seus cargos, podem no médio e longo prazo gerar um impacto maior na sustentabilidade do negócio e consequentemente na segurança de emprego de todos os demais colaboradores da companhia.

É esperado e até louvável que líderes protejam suas equipes e que na medida do possível tentem reter os talentos identificados, no entanto, os mecanismos utilizados para este fim devem sempre levar em conta os interesses da empresa, do cliente e das demais partes interessadas no negócio ou projeto.

Por isso, pense nisso.

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PMQuality, nós podemos ajudá-lo a crescer.

Questões Relacionadas ao Agency em Gerenciamento de Projetos;

 

Questões Relacionadas ao Agency em Gerenciamento de Projetos.

 

Problemas de Agency ocorrem quando existem conflitos entre os interesses dos stakeholders e dos gerentes de projeto, ou seja, a natureza do projeto, o comando da empresa, a forma de contratação dos GPs e/ou as metas estabelecidas geram o ambiente necessário para existência de conflitos de interesses entre os objetivos pessoais do GP e os interesses da empresa.

Dois fatores servem para que os problemas de Agency sejam evitados ou minimizados:  as forças de mercado e os custos de deAgency.

Um exemplo de problema de Agency pode ser facilmente identificado no caso apresentado a seguir. Imagine que a empresa necessita encerrar as atividades de um determinado projeto para desmobilizar toda a equipe. Nessa hora, pode ocorrer um conflito entre os interesses da empresa (que precisa reduzir custos) e do GP que poderá ficar sem emprego se o projeto acabar em uma época onde não existam outros projetos na empresa onde este possa ser realocado.

Questões externas ao projeto, como um mercado aquecido ou o comprometimento da reputação do profissional no mercado podem minimizar a ocorrência destes problemas, no entanto, as empresas também podem estabelecer mecanismos para tentar eliminar estas ocorrências.

O estabelecimento de um monitoramento contínuo do projeto com reports periódicos tende a inibir reduções abruptas de produtividades, assim como recompensas financeiras para conclusão de etapas e do projeto como um todo, tendem a dar nova motivação aos profissionais envolvidos no projeto

Os investimentos em deAgency servem para minimizarem os problemas de Agency e contribuírem para o sucesso do projeto.

São considerados custos de deAgency todos os custos de monitoramento do comportamento dos GPs e profissionais envolvidos, os mecanismos de proteção contra atos desonestos por parte destes e a concessão de incentivos financeiros aos profissionais de forma a maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

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Auditorias de projetos como elementos preparatórios para as auditorias financeiras, a gestão de riscos e a continuidade dos negócios.

 

Auditorias de projetos como elementos preparatórios para as auditorias financeiras, a gestão de riscos e a continuidade dos negócios.

 

O escândalo da Enron, em 2001, do banco brasileiro BVA em 2014, a crise mundial de 2008 e a mais recentemente crise da Petrobras colocaram em cheque o papel das auditorias financeiras de grandes consultorias mundo a fora.

O primeiro caso levou a falência da gigante Arthur Andersen, o segundo marcou profundamente o nome da mundialmente conhecida KPMG e o último pode levar outro gigante, a britânica PricewaterhouseCoopers, ao banco dos réus e ao pagamento de multas milionárias.

O fato é, a credibilidade dessas consultorias e das empresas por elas auditadas começa a ser questionada interna e externamente. Será que os desvios e problemas identificados ou não nessas auditorias poderiam ter sido detectados, mitigados, eliminados e/ou corrigidos antes dos impactos gerados ao negócio, projeto ou reputação das mesmas?

Conforme mostraremos a seguir a resposta será um sonoro e retumbante sim.

Uma auditoria financeira é uma revisão das demonstrações financeiras, do sistema financeiro, dos registros, das transações e operações de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores, com a finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade às demonstrações financeiras.

No entanto, vale ressaltar, que antes de se tornar um registro contábil, toda atividade financeira tem seu início nas operações realizadas pela companhia, em seus projetos, processos e atividades, estando à auditoria financeira limitada a caracterização dos fatos em uma etapa muito posterior a execução do serviço, ou seja, ela atua em um momento onde não existe mais recuperação, apenas a constatação dos fatos ocorridos muitas vezes a centenas de quilômetros da onde a auditoria está sendo realizada e meses depois destes terem ocorrido.

O caso da Enron em particular traz uma perspectiva extremamente particular quanto à capacidade e as limitações de auditorias financeiras. Como pôde um gigante com capitalização de mais de 50 bilhões de dólares implodir em apenas um ano? A 6ª maior empresa de energia do mundo em capitalização de mercado. Um conglomerado sediado em Houston, Texas, que faturou US$101 bilhões de dólares em 2000. A 7ª maior empresa dos EUA em faturamento segundo a publicação Fortune 500. A Enron tinha 25.000 milhas de gasodutos e uma rede de fibra óptica de 18.000 milhas.

Em pouco mais de um ano as ações da Enron caíram de US$ 90,00 para US$ 0,11. As manobras financeiras que foram realizadas pela Enron para retardar sua queda eram legalmente aceitáveis segundo a legislação vigente, no entanto, é sempre bom não perdemos o foco de que estas, só foram necessárias uma vez que as operações não estavam sendo sistematicamente auditadas e realinhadas frentes as necessidades da empresa, dos clientes e visando a continuidade dos negócios.

Obviamente, os problemas nas operações que culminaram na queda da Enron, do BVA e hoje estão impactando as ações da Petrobras se formaram em suas operações há anos atrás e poderiam ter sido identificados e tratados em todo esse período, no entanto, a ausência de auditorias especializadas, com foco específico, orientada a seus projetos, processos e operações impossibilitaram que medidas fossem tomadas muito antes de se apresentarem nos balanços das empresas.

É sempre importante que os setores se lembrem que os números apresentados com tanta pompa nos balanços trimestrais são na verdade resultado das atividades realizadas nas “frentes de obra” ou no “chão da fábrica” como diz o jargão.

Desta forma, ferramentas efetivas de controle e gestão devem ser empregadas para identificar e gerir os desvios antes destes se transformarem em resultados negativos no balanço, até porque quando estes desvios chegam ao balanço, contabilidades criativas não resolvem, pelo menos não por muito tempo e a história recente tem comprovado isso.

A PMQuality Gestão de Projetos é uma empresa especializada em auditoria de projetos e programas e seus profissionais possuem além das qualificações necessárias para realizar as auditorias, a profunda vivência na condução de projetos utilizando as melhores práticas do Project Management Institute (PMI) ou as recomendações da International Organization for Standardization (ISO).

O principal objetivo da PMQuality é oferecer serviços de qualidade e que conduzam a uma relação ética e duradoura com seus clientes e parceiros.

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