Cinco ações práticas para melhorar a comunicação com seus stakeholders

 

Cinco ações práticas para melhorar a comunicação com seus stakeholders.

 

Um problema mais do que comum nas empresas é a dificuldade de comunicação entre gerentes de projeto e demais partes interessadas. Pesquisas apontam que em algumas empresas, mais da metade da comunicação gerada simplesmente não chega aos profissionais a que se destinam.

São e-mails que nunca foram lidos, documentos que nunca chegaram as pessoas corretas e quadros de avisos que parecem mais uma página de classificados do que um elemento de comunicação empresarial.

Se essa realidade lhe soou familiar, leia com atenção as cinco ações práticas que relacionamos abaixo para potencializar sua comunicação com todas as partes interessadas em seu projeto:

1-Fale com a pessoa certa: Considerando que recursos são sempre bastante limitados nas empresas, certifique-se de utilizá-los para se comunicar com os stakeholders que importam de fato. Nem sempre eles serão os chefes. É quase certeza de que os stakeholders mais importantes também irão mudar ao longo de seu projeto, por isso, reavalie os destinatários de sua comunicação de tempos em tempos.

2-Mantenha o foco: “Não enrole em suas mensagens se precisa de uma posição rápida”, aconselha Liz Istas, gerente de comunicações da Universidade Grantham. “Introduções gloriosas e narrativas maravilhosamente trabalhadas têm o seu lugar – e esse lugar não é em um correio eletrônico de trabalho. Seus funcionários, colegas e clientes são tão ou mais ocupados que você. Mensagens mais curtas são mais fáceis de ler e de serem compreendidas”. Se der para concentrar grande parte do tema/ação que deve ser tomada em 1 ou 2 parágrafos, melhor.

3- As pessoas mudam: Acompanhe a satisfação das partes interessadas constantemente, não estamos aqui falando de pesquisas de satisfação ou nada do tipo, apenas saiba o que está acontecendo e como cada um dos interessados está reagindo a evolução do seu projeto. Opiniões mudam o tempo todo e o patrocinador de hoje pode estar pedindo a sua cabeça amanhã.

4- Crie uma agenda de comunicação: Funcionários e demais interessados podem ficar confusos se receberem informações com muita frequência. Para resolver este problema, estabeleça datas em que novas informações serão divulgadas. Deixe de lado a confusão de uma maneira simples, assim os próprios interessados procurarão as informações nas datas corretas.

5- Pessoas diferentes, soluções de comunicação diferentes: Comunique-se da forma que seu stakeholder deseja. Pelos mais variados motivos (idade, função, disponibilidade de tempo e etc…) algumas formas de comunicação extremamente eficazes não funcionam em alguns stakeholders, por isso, pelo menos nos assuntos mais importantes, comunique-se de forma dedicada com cada um deles, se ele gosta de tratar de assuntos olho-no-olho, faça dessa forma. Se ele prefere um telefonema a um e-mail, ligue. Se ela espera formalismo, formalize. Comunique-se de forma particular com cada uma das partes interessadas ao menos nos temais mais delicados, não esquecendo é claro, de formalizar as tratativas em registros apropriados logo após. Essa dica da bastante trabalho, mas talvez seja a mais importante.

A PMQuality é uma empresa 100% brasileira, criada em 2004 com o objetivo de atender o mercado de energia com soluções inovadoras nas áreas de gestão (Qualidade, Projetos, Processos e Conhecimento). Com a ampliação do seu quadro de especialistas tornou-se uma das principais fornecedoras de soluções em: 

  • Gestão de Projetos Programas e Portfólios em alinhamento com o PMI e a ISO;
  • Desenvolvimento de Metodologias Operacionais;
  • Implantação de Sistemas Integrados de Gestão; 
  • Administração de Contratos;
  • Treinamento e,
  • Consultoria Empresarial.

Atuando hoje no país e no exterior a PMQuality oferece um amplo espectro de serviços buscando atender sempre as necessidades de seus clientes de forma eficaz e integrada.

O principal objetivo da empresa é oferecer serviços de qualidade e que conduzam a uma relação ética, mutuamente benéfica e duradoura com seus clientes e parceiros.

Se precisar de alguma ajuda, assessoria ou apoio em alguma de nossas áreas de atuação, entre em contato com a gente.

PMQuality, nós podemos ajuda-lo a crescer!

Cinco ações práticas para uma negociação de sucesso em projetos

 

Cinco ações práticas para uma negociação de sucesso em projetos.

 

A negociação faz parte da vida do ser humano, desde as relações mais simples até as mais complexas do mundo corporativo. É algo que nos é apresentado desde cedo e que ao atingirmos a vida adulta torna-se imprescindível.

Negociar é por muitos considerados uma arte e o êxito no processo de negociação advém da experiência adquirida da vida prática. É verdade que existem fundamentos acadêmicos que corroboram para o sucesso das negociações, entretanto a base da negociação está na relação interpessoal o que não é possível se converter em uma receita de bolo e traz consigo uma grande carga de abstração e elementos intangíveis.

Para apoiá-lo no processo de negociação relacionamos cinco ações práticas que poderão aumentar a sua taxa de sucesso em uma negociação. São elas:

1- Trabalhe o seu controle emocional.

O nervosismo e a ansiedade são fatores considerados normais em uma situação de negociação. Eles fazem parte do ser humano e até certo momento são úteis para todos nós, pois servem de lembrete e propulsor para  impelir a nossa preparação para o momento da negociação.

Considerando que não poderemos eliminar por completo o nervosismo e a ansiedade, devemos mantê-los sob controle e como dito anteriormente usá-los a nosso favor. Isso pode ser feito através de um discurso pausado, com a exposição de argumentos alinhavados e bem construídos e sem a preocupação com o tempo da negociação.

Não permita que ambos influenciem a sua tomada de decisão.

  1. Analise previamente o objeto da negociação, o seu adversário e durante a negociação não se sinta retraído em formular perguntas.

Estude exaustivamente o que está sendo negociado. Não foque apenas no objetivo de seu adversário, tenha em mente até onde se pode negociar, até onde se pode ceder e procure entender qual é a percepção de valor do seu adversário a respeito do objeto de negociação.

Outro aspecto relevante e que por vezes é decisivo em uma negociação é o conhecimento prévio do seu adversário.

Construir o perfil de seu adversário é entender como ele se portará ao longo da negociação, busque tendências em seus atos. Isso pode ser feito a partir de pequenas entrevistas com outros profissionais que já passaram pela experiência de negociar com ele e a formulação de perguntas ao longo da negociação, exaurindo as dúvidas residuais e esclarecendo objetivos não revelados inicialmente.

3- Considere a linguagem corporal

Durante uma  negociação, mantenha os cotovelos apoiados nos braços da cadeira. Essa posição transmite poder e integridade. Anotações em sua maioria demonstram que a negociação está sendo levada a sério.

Se notar que a outra parte está dispersiva lhe dê algo para acompanhar, como por exemplo, um folder ou panfleto a respeito do tema da negociação. Faça com que ela tenha que acompanhar algo em seu laptop. Dê um motivo para que ela mude o estado atual e venha para próximo de você.

4- Tenha paciência, seja um excelente ouvinte e procure fazer concessões apenas no final.

No processo de negociação é comum que a parte que consegue alongar a negociação produza melhores resultados. Não seja impaciente, procure escutar mais do que falar e avaliar o que foi dito pela perspectiva de seu adversário.

Com base no seu estudo prévio da situação e conhecedor de seus números ou de quanto você pode ceder na negociação, não faça concessões logo no início do processo de negociação. Não baixe todas as suas cartas antes do final do jogo, tente preservar ao máximo as suas margens.

5- Quando um bom termo for alcançado, ratifique o consenso e produza os registros da negociação.

Negociação é fruto de estratégia e relacionamento entre as partes e não uma guerra. O termo final e que consagra uma excelente negociação é a clara convergência para uma situação de ganha-ganha.

Quando esta situação é alcançada, é o momento de revisar os termos da negociação e garantir que tudo esteja muito claro. É o momento também de iniciar a produção dos registros administrativos e/ou gerencias.

A produção dos registros é algo fundamental tendo em vista que os desdobramentos da negociação podem eventualmente ser geridos por outras partes interessadas e que precisam ter conhecimento inequívoco sobre o que foi negociado e sobre qual o viés os termos foram escritos.

São de enorme importância quando se busca a resolução judicial entre as partes, tendo em vista a ocorrência de um desvio nos termos da negociação e adicionalmente podem servir de base histórica para futuras negociações.

A PMQuality é uma empresa 100% brasileira, criada em 2004 com o objetivo de atender o mercado de energia com soluções inovadoras nas áreas de gestão (Qualidade, Projetos, Processos e Conhecimento). Com a ampliação do seu quadro de especialistas tornou-se uma das principais fornecedoras de soluções em: 

  • Gestão de Projetos Programas e Portfólios em alinhamento com o PMI e a ISO;
  • Desenvolvimento de Metodologias Operacionais;
  • Implantação de Sistemas Integrados de Gestão; 
  • Administração de Contratos;
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Cinco Ações Práticas para Promover uma Reunião Eficaz em seu Projeto.

 

Cinco Ações Práticas para Promover uma Reunião Eficaz em seu Projeto.

 

As reuniões são o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. São os momentos em que as competências do trabalho em equipe ficam mais claras e são consideradas excelentes ferramentas de comunicação.

As reuniões são ferramentas fundamentais para provocar mudanças e obter soluções nas organizações e nos projetos. Possibilitam o crescimento coletivo, o melhor entendimento de metas e são inevitáveis no cotidiano corporativo.

Posto isso, ao invés de lutarmos contra elas, devemos torná-las produtivas e com o grau de formalidade que permita conduzir as ações associadas a administração contratual, formalizar requisitos e desvios e demais pontos relevantes do projeto.

O sucesso de uma reunião geralmente é precedido de um bom trabalho de planejamento. É imprescindível que a reunião tenha um propósito e uma pauta bastante objetiva. A boa prática nos ensina que os participantes devem ser provocados, retirados da zona de conforto para que a reunião seja produtiva.

Estabeleça uma pauta preliminar, submeta aos participantes e posteriormente consolide as informações recebidas. Formalize a pauta final com a devida antecedência e evite incluir assuntos novos durante a reunião. O sucesso da reunião, por parte dos demais participantes se dá através de sua preparação prévia sobre os assuntos em pauta.

É de suma importância que os acordos firmados e ações gerenciais que por ventura serão aplicadas no cotidiano da empresa ou no projeto sejam materializados em uma ata de reunião devidamente assinada pelos participantes. Por vezes prazos são repactuados, custos são assumidos e novos requisitos são gerados em uma reunião e todos estes aspectos impactam diretamente o bom andamento dos projetos.

Relacionamos cinco pontos que podem auxiliá-lo a realizar uma reunião com sucesso. São eles:

  1. Defina o modelo da reunião – Informativa / consultiva / participativa.
  2. Defina o tipo da reunião – Presencial / Videoconferência / Conferência telefônica.
  3. Defina a pauta, os participantes, o local, a Infraestrutura e faça a convocação.
  4. Defina o condutor e o secretário da reunião e registre as decisões durante a própria reunião.
  5. Defina breves reuniões de acompanhamento para atestar a evolução e/ou o encerramento das decisões acordadas durante a reunião.

A PMQuality é uma empresa 100% brasileira, criada em 2004 com o objetivo de atender o mercado de energia com soluções inovadoras nas áreas de gestão (Qualidade, Projetos, Processos e Conhecimento). Com a ampliação do seu quadro de especialistas tornou-se uma das principais fornecedoras de soluções em: 

  • Gestão de Projetos Programas e Portfólios em alinhamento com o PMI e a ISO;
  • Desenvolvimento de Metodologias Operacionais;
  • Implantação de Sistemas Integrados de Gestão; 
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  • Consultoria Empresarial.

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