Aumente a sua produtividade nos projetos. Aplique as três regras de ouro.

 

Aumente a sua produtividade nos projetos. Aplique as três regras de ouro.

 

Produtividade é a combinação de planejamento inteligente e esforços concentrados. Ficar produtivo no trabalho pode ser um desafio e ao contrário de vários gurus da administração que relacionam dezenas de dicas, resolvemos ser mais econômicos e objetivos e relacionamos três dicas simples, porém muito valiosas. O importante é você entender que nada acontece sem esforço, disciplina e organização.

1- Organização

Aceite o fato de que você não vai se tornar uma pessoa organizada de repente. Crie, aos poucos, o hábito de guardar tudo em um determinado lugar e arrumar a sua mesa no final do expediente. Estabeleça a rotina de se preparar para as atividades que estão surgindo ou que serão trabalhadas.

2- O tempo é a moeda mais importante em sua vida. Saiba qual a reunião deve ser recusada.

Se seu gerente lhe convoca para uma reunião de monitoramento do projeto, então temos uma reunião muito importante. No entanto, participar de uma reunião para definir a programação da festa de fim de ano pode não valer a pena. Saiba optar pelas reuniões mais importantes. Se forem necessárias, mas não imprescindíveis, opte por ser representado por um membro de sua equipe ou tomar conhecimento dos fatos através das notas ou ata de reunião.

3- Crie listas de tarefas e obtenha um rápido plano de ação.

Independente do prazo, isto é, tarefas diárias ou mensais as listas de tarefas ou lista de pendências ajudam a enxergar e sistematizar nossas ações e desta forma podemos diminuir a desorganização do dia a dia tendo sempre em mãos uma espécie de plano de ação. Não existe muita ciência para a elaboração das listas de tarefas, mas algumas dicas são relevantes:

– Planeje, no mínimo, os próximos três dias de trabalho. Dividir suas tarefas num prazo de tempo mais longo permite uma agenda mais flexível e sujeita aos imprevistos típicos do seu trabalho.

– Não atole sua agenda de tarefas diárias. Ao contrário. Abra espaço para imprevistos. Se você trabalha oito horas por dia, por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco horas.

– Se seu método preferido é fazer listas. Siga apenas este recurso e ponto. E em um único lugar. Nada de usar o Google Tarefas, a agenda convencional e outros aplicativos para anotar suas tarefas. Tenha foco

– Se a tarefa é longa, tente dividi-la em várias tarefas menores. Proponha ao seu gerente entregá-la em partes. Quebrar as tarefas eventualmente pode facilitar também a aprovação das atividades, já que a avaliação também será feita em partes.

E por fim dedique alguns minutos ao longo do dia para analisar a lista como um todo. Examine o que já foi feito, avalie se é necessária alguma adequação e se for o caso reprograme com sabedoria o que não for exequível.

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Gestão de Conflitos em Tempos de Crise – Uma breve Discussão sobre problemas de Agency e Investimentos em deAgency

 

Gestão de Conflitos em Tempos de Crise

Uma breve Discussão sobre problemas de Agency e Investimentos em deAgency.

 

Problemas de Agency ocorrem quando existem conflitos entre os interesses dos stakeholders e do gerente de projeto, ou seja, a natureza do projeto, o comando da empresa, a forma de contratação do Gerente de Projeto (GP) e/ou as metas estabelecidas, auxiliaram na criação de um ambiente propício a existência de conflitos entre os objetivos pessoais do GP e os interesses da empresa.

Situações como essas são mais comuns do que se pode imaginar e em momentos de crise tendem muitas vezes a se tornar cotidianas em algumas empresas e projetos. Mas por que isso acontece?

Os fatores que levam aos problemas de Agency tendem a ser os mais variados possíveis, sendo possível citar como exemplo, desde contratos mal redigidos a metas que privilegiam ganhos de curto prazo em detrimento a saúde da empresa em longo prazo.

Justamente por serem de natureza tão diversa, exigem das empresas com monitoramento constante e ações prioritariamente assertivas. Quantas vezes você já teve a impressão de que determinado colaborador ou equipe está rendendo menos do que o possível de propósito ou como se diz: “fazendo corpo mole”?

Quem já não teve a impressão, de que em momentos como o de crise atualmente vividos, alguns colaboradores, divisões ou até projetos inteiros parecem ter reduzido sua produtividade apenas para se perpetuarem em suas funções por mais um tempo?

Fechar os olhos a atitudes como essas pode muito mais do que reduzir ganhos de curto prazo, estabelecer uma cultura empresarial que pode comprometer a sustentabilidade do negócio no médio e longo prazo.

Dois fatores podem auxiliar a inibir os problemas de Agency: as forças de mercado e os custos de deAgency.

Para facilitar o entendimento do quanto esses problemas podem ser comuns, peguemos o caso de uma empresa que necessita encerrar um projeto ou reduzir substancialmente sua equipe e para que esta redução seja responsável, necessita antecipar algumas entregas.

Nessa hora, pode ocorrer um conflito entre os interesses da empresa (que precisa reduzir custos) e do GP que poderá ficar sem emprego se o projeto acabar em uma época onde não existam outros projetos abertos para sua recolocação.

Problemas como este ocorrem diariamente em projetos e a única forma da empresa identificá-los é por meio de um monitoramento contínuo do projeto, com reports periódicos. Estes monitoramentos tendem simultaneamente a inibir e a facilitar a identificação de reduções abruptas de produtividades que só teriam como objetivo estender o ciclo de vida do projeto e consequentemente aumentar o tempo de permanência dos profissionais em suas funções.

É bem verdade, que muitas vezes questões externas ao projeto, como um mercado aquecido ou o comprometimento do colaborador com sua reputação profissional, podem minimizar a ocorrência destes problemas, no entanto, as empresas podem e devem estabelecer mecanismos para minimizar a existência destes conflitos.

Os investimentos em deAgency servem para minimizar os problemas de Agency e contribuir para o sucesso do projeto. São considerados custos de deAgency todos os custos de monitoramento do comportamento dos GPs e profissionais envolvidos, os mecanismos de proteção contra atos desonestos por parte destes e a concessão de incentivos financeiros aos profissionais de forma a maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

Estudos comprovam que recompensas financeiras para a conclusão de etapas ou para conclusão do projeto, tendem a dar nova motivação aos profissionais envolvidos.

Cabe ressaltar, que por mais que o sentimento comum nos diga que os gestores que não atuam de forma mais incisiva em relação a essas condutas estão tendo uma atitude solidária, é sempre bom lembrar que em última análise, as perdas “aceitas” agora decorrentes da ação de colaboradores que desejam apenas se manter por um pouco mais de tempo em seus cargos, podem no médio e longo prazo gerar um impacto maior na sustentabilidade do negócio e consequentemente na segurança de emprego de todos os demais colaboradores da companhia.

É esperado e até louvável que líderes protejam suas equipes e que na medida do possível tentem reter os talentos identificados, no entanto, os mecanismos utilizados para este fim devem sempre levar em conta os interesses da empresa, do cliente e das demais partes interessadas no negócio ou projeto.

Por isso, pense nisso.

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Questões Relacionadas ao Agency em Gerenciamento de Projetos;

 

Questões Relacionadas ao Agency em Gerenciamento de Projetos.

 

Problemas de Agency ocorrem quando existem conflitos entre os interesses dos stakeholders e dos gerentes de projeto, ou seja, a natureza do projeto, o comando da empresa, a forma de contratação dos GPs e/ou as metas estabelecidas geram o ambiente necessário para existência de conflitos de interesses entre os objetivos pessoais do GP e os interesses da empresa.

Dois fatores servem para que os problemas de Agency sejam evitados ou minimizados:  as forças de mercado e os custos de deAgency.

Um exemplo de problema de Agency pode ser facilmente identificado no caso apresentado a seguir. Imagine que a empresa necessita encerrar as atividades de um determinado projeto para desmobilizar toda a equipe. Nessa hora, pode ocorrer um conflito entre os interesses da empresa (que precisa reduzir custos) e do GP que poderá ficar sem emprego se o projeto acabar em uma época onde não existam outros projetos na empresa onde este possa ser realocado.

Questões externas ao projeto, como um mercado aquecido ou o comprometimento da reputação do profissional no mercado podem minimizar a ocorrência destes problemas, no entanto, as empresas também podem estabelecer mecanismos para tentar eliminar estas ocorrências.

O estabelecimento de um monitoramento contínuo do projeto com reports periódicos tende a inibir reduções abruptas de produtividades, assim como recompensas financeiras para conclusão de etapas e do projeto como um todo, tendem a dar nova motivação aos profissionais envolvidos no projeto

Os investimentos em deAgency servem para minimizarem os problemas de Agency e contribuírem para o sucesso do projeto.

São considerados custos de deAgency todos os custos de monitoramento do comportamento dos GPs e profissionais envolvidos, os mecanismos de proteção contra atos desonestos por parte destes e a concessão de incentivos financeiros aos profissionais de forma a maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

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