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Cinco Ações Práticas para Promover uma Reunião Eficaz em seu Projeto.

 

As reuniões são o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. São os momentos em que as competências do trabalho em equipe ficam mais claras e são consideradas excelentes ferramentas de comunicação.

As reuniões são ferramentas fundamentais para provocar mudanças e obter soluções nas organizações e nos projetos. Possibilitam o crescimento coletivo, o melhor entendimento de metas e são inevitáveis no cotidiano corporativo.

Posto isso, ao invés de lutarmos contra elas, devemos torná-las produtivas e com o grau de formalidade que permita conduzir as ações associadas a administração contratual, formalizar requisitos e desvios e demais pontos relevantes do projeto.

O sucesso de uma reunião geralmente é precedido de um bom trabalho de planejamento. É imprescindível que a reunião tenha um propósito e uma pauta bastante objetiva. A boa prática nos ensina que os participantes devem ser provocados, retirados da zona de conforto para que a reunião seja produtiva.

Estabeleça uma pauta preliminar, submeta aos participantes e posteriormente consolide as informações recebidas. Formalize a pauta final com a devida antecedência e evite incluir assuntos novos durante a reunião. O sucesso da reunião, por parte dos demais participantes se dá através de sua preparação prévia sobre os assuntos em pauta.

É de suma importância que os acordos firmados e ações gerenciais que por ventura serão aplicadas no cotidiano da empresa ou no projeto sejam materializados em uma ata de reunião devidamente assinada pelos participantes. Por vezes prazos são repactuados, custos são assumidos e novos requisitos são gerados em uma reunião e todos estes aspectos impactam diretamente o bom andamento dos projetos.

Relacionamos cinco pontos que podem auxiliá-lo a realizar uma reunião com sucesso. São eles:

  1. Defina o modelo da reunião – Informativa / consultiva / participativa.
  2. Defina o tipo da reunião – Presencial / Videoconferência / Conferência telefônica.
  3. Defina a pauta, os participantes, o local, a Infraestrutura e faça a convocação.
  4. Defina o condutor e o secretário da reunião e registre as decisões durante a própria reunião.
  5. Defina breves reuniões de acompanhamento para atestar a evolução e/ou o encerramento das decisões acordadas durante a reunião.

A PMQuality é uma empresa 100% brasileira, criada em 2004 com o objetivo de atender o mercado de energia com soluções inovadoras nas áreas de gestão (Qualidade, Projetos, Processos e Conhecimento). Com a ampliação do seu quadro de especialistas tornou-se uma das principais fornecedoras de soluções em: 

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  • Implantação de Sistemas Integrados de Gestão; 
  • Administração de Contratos;
  • Treinamento e,
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Posted in Administração Empresarial, Cinco ações práticas.

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