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Cinco ações práticas para melhorar a comunicação com seus stakeholders.

 

Um problema mais do que comum nas empresas é a dificuldade de comunicação entre gerentes de projeto e demais partes interessadas. Pesquisas apontam que em algumas empresas, mais da metade da comunicação gerada simplesmente não chega aos profissionais a que se destinam.

São e-mails que nunca foram lidos, documentos que nunca chegaram as pessoas corretas e quadros de avisos que parecem mais uma página de classificados do que um elemento de comunicação empresarial.

Se essa realidade lhe soou familiar, leia com atenção as cinco ações práticas que relacionamos abaixo para potencializar sua comunicação com todas as partes interessadas em seu projeto:

1-Fale com a pessoa certa: Considerando que recursos são sempre bastante limitados nas empresas, certifique-se de utilizá-los para se comunicar com os stakeholders que importam de fato. Nem sempre eles serão os chefes. É quase certeza de que os stakeholders mais importantes também irão mudar ao longo de seu projeto, por isso, reavalie os destinatários de sua comunicação de tempos em tempos.

2-Mantenha o foco: “Não enrole em suas mensagens se precisa de uma posição rápida”, aconselha Liz Istas, gerente de comunicações da Universidade Grantham. “Introduções gloriosas e narrativas maravilhosamente trabalhadas têm o seu lugar – e esse lugar não é em um correio eletrônico de trabalho. Seus funcionários, colegas e clientes são tão ou mais ocupados que você. Mensagens mais curtas são mais fáceis de ler e de serem compreendidas”. Se der para concentrar grande parte do tema/ação que deve ser tomada em 1 ou 2 parágrafos, melhor.

3- As pessoas mudam: Acompanhe a satisfação das partes interessadas constantemente, não estamos aqui falando de pesquisas de satisfação ou nada do tipo, apenas saiba o que está acontecendo e como cada um dos interessados está reagindo a evolução do seu projeto. Opiniões mudam o tempo todo e o patrocinador de hoje pode estar pedindo a sua cabeça amanhã.

4- Crie uma agenda de comunicação: Funcionários e demais interessados podem ficar confusos se receberem informações com muita frequência. Para resolver este problema, estabeleça datas em que novas informações serão divulgadas. Deixe de lado a confusão de uma maneira simples, assim os próprios interessados procurarão as informações nas datas corretas.

5- Pessoas diferentes, soluções de comunicação diferentes: Comunique-se da forma que seu stakeholder deseja. Pelos mais variados motivos (idade, função, disponibilidade de tempo e etc…) algumas formas de comunicação extremamente eficazes não funcionam em alguns stakeholders, por isso, pelo menos nos assuntos mais importantes, comunique-se de forma dedicada com cada um deles, se ele gosta de tratar de assuntos olho-no-olho, faça dessa forma. Se ele prefere um telefonema a um e-mail, ligue. Se ela espera formalismo, formalize. Comunique-se de forma particular com cada uma das partes interessadas ao menos nos temais mais delicados, não esquecendo é claro, de formalizar as tratativas em registros apropriados logo após. Essa dica da bastante trabalho, mas talvez seja a mais importante.

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Posted in Administração Empresarial, Cinco ações práticas.

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