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Cinco ações práticas para administrar melhor seus Contratos.

 

A administração contratual ou a gestão de contratos não começa a partir da assinatura do contrato como alguns preconizam. Inicia-se muito antes, quando ele ainda existe em nível de proposta e começam-se as prospecções relacionadas a escolha do fornecedor de bens e serviços, passando pela confecção dos termos contratuais e o momento do monitoramento e controle até chegar ao seu encerramento formal

É fato, que em algumas empresas o gerente de projetos não participa dos primeiros momentos citados. Quando participa, sua autoridade fica normalmente diminuída tendo em vista que a escolha dos contratados é baseada um processo corporativo de seleção de fornecedores e a elaboração do contrato fica restrita a assessoria jurídica.

Essa é uma mudança de cultura que deve ser ativamente trabalhada nas empresas e passa necessariamente pela conscientização da alta administração de implantar níveis de integração cada vez mais abrangentes entre a gestão corporativa e a operação.

Sem a presunção de esgotar o assunto destacamos a seguir alguns pontos que devem ser considerados durante a gestão de contratos:

I – Estabeleça um processo de seleção de fornecedores bem estruturado. Uma iniciativa clássica é implantar um ranking através de um sistema de pontuação com a participação dos stakeholders mais relevantes e envolvidos nos processos decisórios do projeto;

II – A informalidade dificulta o exercício dos direitos. É ágil no momento da contratação, mas será uma fonte de dor de cabeça na hipótese, nada rara, de a outra parte descumprir as condições contratadas. Desta forma a redação do contrato deve ser feita com a orientação jurídica de um profissional qualificado sempre em consonância da área técnica que está fornecendo ou comprando um serviço ou bem de consumo;

III – Não economize palavras para deixar absolutamente claro o que está sendo contratado. O objeto do contrato deve ser detalhado à exaustão. A leitura da cláusula que define o objeto deve transmitir exatamente o que se pretende: comprar, vender, fabricar, criar, prestar serviço, etc.

IV – Não se deve esquecer que as promessas de ocasião nem sempre são cumpridas. Daí a conveniência de se estabelecer formas de garantia que desestimulem o rompimento do contrato ou que satisfaçam ao direito do outro quando do descumprimento do pactuado;

V – O contrato deve ser monitorado e controlado do início ao fim. Os contratos são feitos para manterem o conteúdo das vontades expressas estáveis no tempo. Há, porém, motivos que justificam a modificação do pactuado: quando há alterações das condições essenciais do contrato ou quando fatos imprevisíveis modificam o quadro originário, justificando a alteração do combinado. O monitoramento e controle devem ser integralmente alinhados a geração de evidências que permitam recuperar eventuais prejuízos, caso seja necessário recorrer a uma arbitragem ou mesmo a resolução judicial.

Com base nesses cinco pontos de atenção podemos afirmar que a gestão de contratos pode se tornar algo menos traumático, elevando a taxa de sucesso dos projetos e contribuindo para obtenção dos propósitos estratégicos das empresas.

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Posted in Administração Empresarial, Cinco ações práticas, Gestão de Contratos.

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