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Cinco ações práticas para implantar a gestão de projetos em sua empresa.

 

A introdução de uma sistemática que permita alavancar os negócios é algo que toda a empresa procura. Todo gestor busca aumentar os resultados com um esforço mínimo e de forma segura. Essa é a razão de viver dos executivos.

Nesse contexto a Gestão de Projetos é algo que veio para beneficiar as empresas e com seu corpo de conhecimento agregar valor através de uma série de técnicas e ferramentas.

Podemos relacionar como benefícios da Gestão de Projetos:

– A redução de surpresas ao longo dos projetos tendo em vista a aplicação estruturada de ações administrativas, gerenciais e os respectivos desdobramentos da operação;

– A agilidade na tomada de decisão e redução dos riscos associados ao negócio;

– O estabelecimento de bases históricas para novos projetos, melhorando a produtividade das equipes, as estimativas relacionadas ao custos e a qualidade dos produtos e serviços comercializados;

– A gestão do conhecimento empresarial permitindo a otimização da produção e o fomento a inovação.

Entretanto para que os benefícios sejam alcançados é necessário tempo, recursos e mudança de cultura. Nesse sentido apresentamos cinco ações práticas para implantar a gestão de projetos em sua empresa. Essas cinco ações não esgotam o assunto mas certamente servirão de norte para iniciar a Gestão de Projetos em sua empresa.

1- Busque o comprometimento e apoio incondicional da Alta Administração. É imprescindível que a Alta Administração deixe claro a todos os níveis que a gestão de projetos é algo importante e deve ser considerada em todos as atividades empresariais. Cabe também a Alta Administração participar ativamente do acompanhamento periódico dos resultados, estabelecendo um clima favorável e dando sustentação aos responsáveis pela implantação;

2- Estabeleça um cronograma detalhado e realista e comece com a estruturação do PMO (Project Management Office). É conveniente que exista um núcleo que “respire” gestão de projetos com o objetivo de guiar a implantação. O Project Management Office ou Escritório de Projetos é a unidade organizacional conceituada para esse papel. O modelo aplicado deve ser escolhido criteriosamente e entre muitos papéis, é possível destacar alguns: Produzir a padronização e normatização dos projetos da empresa; fornecer treinamento e consultoria para os gerentes de projetos; acompanhar a performance dos projetos; realizar auditoria nos projetos e funcionar como interface entre os projetos e a alta administração da empresa.

3- Implante uma sistemática de comunicação. A comunicação durante a implantação é fundamental. Gerenciar as expectativas de todos os stakeholders com base na comunicação é um dos fatores críticos de sucesso. Ter visibilidade do que realmente está acontecendo e fundamentar as decisões de futuro escutando e dando feedback é o que toda empresa precisa para obter sucesso.

4- Faça o mapeamento dos processos significativos e ligados a gestão empresarial. Verifique pontos de melhoria, os pontos de descontinuidade e outros pontos de interseção nos processos mapeados. Lembre-se que estamos falando de mudança de cultura e se for possível enxugar os processos que não são úteis e melhorar os que realmente agregam valor, menos traumática será a implantação de algo novo na empresa.

5- Estabeleça uma forma de acompanhar, mediar e apoiar as decisões. É fundamental que seja implantado um sistema de informação para auxiliar a implantação da gestão de projetos. Deve-se estabelecer as principais métricas e pontos de análise de tal forma que seja verificada a eficácia das ações propostas pelo escritório de projetos. É importante também que este sistema de informações gere cenários de decisão para garantir as ações futuras dos responsáveis pela implementação e da Alta Administração.

E se precisar de algum auxílio, consulte-nos. A PMQuality é uma empresa líder em gestão de projetos e ajuda diversas empresas, nos mais variados setores da economia, a avaliar e conhecer os seus negócios.

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Posted in Administração Empresarial, Cinco ações práticas.