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Cinco ações práticas para gerenciar múltiplos projetos simultaneamente.

 

Os projetos são os meios para que as empresas cresçam e prosperem e nesse contexto a participação do gerente de projetos é algo crucial. Podemos perceber durante as consultorias que prestamos que não é incomum que gerentes de projetos sejam responsáveis por múltiplos projetos.

É óbvio que o melhor para o projeto e para a empresa é que o gerente concentre todos os seus esforços em apenas um projeto tendo dedicação exclusiva. Entretanto essa não é a realidade que permeia a maior parte das empresas brasileiras.

Essa percepção nos faz refletir a respeito da produtividade e a eficácia dos gerentes de projetos quando lhe são confiados múltiplos projetos, sabendo que em muitas situações esses mesmos projetos possuem objetivos antagônicos e são desenvolvidos para segmentos comerciais diferentes.

Consultando a literatura disponível, não foi possível encontrar uma referência que nos desse um “número mágico” e tecnicamente fundamentado para a quantidade exata de projetos que um gerente pode conduzir sem que os objetivos destes projetos sejam comprometidos.

De certa forma essa ausência pode ser explicada muito em função do ineditismo e da singularidade dos projetos, passando também pela própria definição do termo projeto, e nos leva a afirmar que qualquer análise deve ser feita pontualmente e deve considerar no mínimo os fatores abaixo relacionados:

  • Tipo do projeto;
  • Complexidade do projeto;
  • Importância para a empresa;
  • Homem-hora disponível;
  • Distribuição geográfica;
  • Recursos disponíveis;
  • Equipe e Stakeholders em comum;
  • Maturidade profissional do gerente de projeto;
  • Integração entre os projetos (visão de programa);

Quanto à relação anterior, é conveniente frisar que ela não possui a presunção de esgotar o assunto e deve ser o ponto de partida para uma análise de risco bastante aprofundada, sob a luz de uma análise de stakeholders bastante criteriosa.

Ainda com base em nossas observações, é comum em algumas empresas que a decisão por atribuir um novo projeto a um gerente com um projeto em curso seja drasticamente simplificada tendo em vista a inexistência de um time de gestores para assumir os projetos e pela impossibilidade de se ir ao mercado e realizar uma contratação em função de questões financeiras.

Nesse momento a decisão torna-se solitária e acaba ficando a cargo da percepção gerencial da alta administração. Contudo, mesmo com a decisão sacramentada e com a eventual sobrecarga do gerente e seus apoiadores é possível adotar algumas ações práticas para aumentar a taxa de sucesso desses projetos. São elas:

  1. Busque dentro da equipe de cada projeto o membro que possui as melhores aptidões gerenciais e delegue a ele algumas poucas funções de apoio e faça acompanhamentos regulares. Estabeleça um líder de equipe;
  2. Busque, disponibilize e influencie suas equipes a utilizar técnicas e ferramentas de trabalho colaborativo e seja incansável com a comunicação em todos os seus aspectos;
  3. Evite ao máximo burocratizar os projetos, mas também não rexale com os registros e a administração contratual. Busque o ponto de equilíbrio;
  4. Abuse do uso de templates, ferramentas padronizadas e não dispense a utilização da tecnologia no cotidiano do projeto;
  5. Estabeleça um plano de trabalho que integre as atividades realizadas por você, o acompanhamento e apoio ao líder do projeto, o atendimento aos clientes de cada projeto e o informe periódico à alta administração.

E se precisar de algum auxílio não hesite, consulte-nos!

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Posted in Administração Empresarial, Cinco ações práticas.

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